淺談信息管理系統(tǒng)
2011-09-03 文章來源: 印刷知識網
管理信息系統(tǒng)是一種數據搜集及散布的機制，能使公司各個層次的管理更有效率，它通常會使用到計算機，但也并非絕對必需。在最基本的層次中，管理信息系統(tǒng)是透過一群兼容的計算機模塊存取一個共同的數據庫，而每個模塊負責不同的管理或生產的獨立功能。因為是使用同一個數據庫，每一件工作或功能所得到結果都可以被別的功能所再利用。
管理信息系統(tǒng)中主要的功能包括：會計、行銷、業(yè)務、估價、成本計算及生產管理。
這樣的說明方式雖然相當的簡單，但它確實地描述出傳統(tǒng)人工方式的處理機制，以這個觀點所設計(深圳名片設計)出的系統(tǒng)能輕易地搜集到所要的資料并加以儲存，但這種方式對公司營利的目標并沒有什么正面的助益。
換一個方式來說，MIS系統(tǒng)的功能應該針對以下四點：
一、有效率并有利潤的生產(對內的功能，處理工廠中發(fā)生的一切事物)。
二、銷售關于公司的資源與專門技術(對外的功能)，如何決定一個市場能接受的最佳價格。
三、客戶服務(與客戶接觸的功能)。
四、效率的采購(供應市場接口功能)。
但事實上許多的系統(tǒng)仍是由成本計算、估價及會計等等功能所組成的。管理信息系統(tǒng)還要包含這些東西，但這是為了達成目的的手段而不是為了完成系統(tǒng)本身功能而存在的。另一個讓管理信息系統(tǒng)有別于成本計算、估價及生產管理系統(tǒng)的差異因素是數據分析的能力， 這能使數據( D a t a ) 變成有用的信息(Information)以對管理上產生正面的幫助，如：
一、快速找出生產問題以實時采取修正措施。
二、找出生產流程的瓶頸作為采購新設備或改變工作方式的考量依據。
三、分析市場、產品和客戶以建立最有利的營業(yè)范圍。
四、采行一個能長期得到最佳獲利的價格策略。
五、找出工廠中效率不佳的地方。
六、在連續(xù)原則下，評價工作表現與目標(成本、時間及產出目標)。
接下來的重點就是如何把原始的數據變成有用的信息，好讓管理部分作為采行訂定不同應對措施的根據，這不是簡簡單單就能做到的，必須在事前就有相當的思考。
所以，把數據轉成易讀易懂的信息型態(tài)是非常重要的，這型態(tài)可以是表列的數字或是圖、表，但不管采用何種形式，對系統(tǒng)而言都是一個關鍵重點，因為如果管理部門無法了解或解讀系統(tǒng)所產生的信息，那這個系統(tǒng)就沒什么價值了。近來一個新的發(fā)展方向是"行政信息系統(tǒng)" (EIS) ，它提供更好的數據解讀功能，并甚至有專家系統(tǒng)(Expert System)支持，但目前還沒有任何一套系統(tǒng)是專為印刷(深圳印刷)業(yè)設計的。
如能把現有系統(tǒng)的特性及菜單列出來對找出公司的系統(tǒng)需求及最終的系統(tǒng)選擇會很有幫助。在這張檢查表中可列出主要模塊的名稱及其主要的功能，然后是模塊所需要的輸入資料及輸出項目，這對能否構成良好的使用者介面(UI, users' interface)是非常關鍵的。因為所須輸入的數據無法取得，那結果當然也就無法產生輸出了，如果輸入的數據是錯的則得到的結果當然也就不正確。因此，整理輸入、輸出的各種報表及書面數據都是在整合計算機系統(tǒng)前的重點工作。
檢查表可當成公司管理需求說明的設立機制，這可從什么信息是需要的、什么是必需獲得的觀點來處理。若能比較不同的現有系統(tǒng)，做出一張系統(tǒng)功能比較表也是很有幫助的，在明確定義出公司的需求后，相對地就能很容易看出在這個范圍中有那些系統(tǒng)是符合條件的。
在說到管理信息系統(tǒng)的一般規(guī)格時，估價系統(tǒng)和其它的系統(tǒng)比起來更接近整個大系統(tǒng)的中心，所以列為首要。估價系統(tǒng)記載著每一個印件的詳細數據，并把生產的步驟一一訂出，如此生產所需要的材料、每個制程所要的時間、以至于工時率及整個生產的成本才能預估出來，然后依此訂購原料、訂定生產計劃、做出標準參考成本。在后面階段的成本計算系統(tǒng)中記錄實際的工作時間和成本，可以與估計值比較做出差異分析。差異分析可以找出效率較差、問題較多的區(qū)域，及各類工作利潤的良窳等等...。
管理信息系統(tǒng)影響一個公司的許多層面所以使用它原因很復雜，雖然能直接的節(jié)省成本及處理許多難以用財務報表來量化的數據的好處－如更佳的客戶服務能力等，這在印刷產業(yè)中被視為具有重大價值。大體上來說，采用系統(tǒng)有以下四個主要理由：節(jié)省成本、經營上考量、資源的利用、發(fā)展策略。
一、節(jié)省成本：
使用計算機系統(tǒng)的人可以比手工在同樣時間中完成4到10倍的估價，系統(tǒng)能自動打印報價單，處理業(yè)務訂單程序，產生工作指令，產生發(fā)送附簽等等。當然，數據還是要輸入到系統(tǒng)，但是只要一次就可以了給整個系統(tǒng)使用了。(這就是一次輸入原則，雖然在打字排版已接受這個觀念，但尚未廣泛應用于辦公室作業(yè)中。) 因此，一旦客戶的姓名、地址鍵入到檔案后就永久不用再輸入了。報價單及工作文件大量的由標準格式中產生，再引用估價時所建立的信息而成。
二、經營上考量：
除了能直接的節(jié)省成本外，還有許多重要的考慮因素是無法用相同的方式來量化的。最主要的還是如何使自己的公司不同于其它公司，這些將會使自己的公司取得較多的優(yōu)勢。
例如：在客戶服務面能實時且正確的處理客戶對于他們的印件的進度查詢，能以更準確的交貨日期準時的交貨。在競爭優(yōu)勢方面，能迅速的完成估價，如果同業(yè)已經有使用了，那我們也勢必要采取這樣的方式。
三、資源的利用：
這里所指的管理人員、生產人員、銷售業(yè)務、機器設備及材料等，信息管理系統(tǒng)對這些方面所產生的影響雖然我們已經討論過了，但是我們還是要再強調一次：
1.管理人員花在數據搜集及信息整理的時間更少了，有更多的時間評估信息所代表的涵意。
2.管理人員能獲得更多和公司相關的信息，能更快更早作出決策。
3.管理人員能花更多的時間在思考對策和開發(fā)市場上。
因此，管理人員可專注在未來公司的重大決定上而不是公司的救火隊或窮于應付財務困難上。
四、發(fā)展策略
信息管理系統(tǒng)透過不同的績效、產品或市場分析提供公司重要的經營計劃。雖然，在這方面上我們無法以一個數字的金額來描述，但這可說是信息管理系統(tǒng)在訂定長遠目標中所能提供最重要的功能。
既使是一個小公司投資信息管理系統(tǒng)都能使成本順利的分擔，唯一的結論就是愈早投入愈好，現在馬上做可以立刻獲得競爭的優(yōu)勢。如果還要繼續(xù)觀望，或許系統(tǒng)的價格會減少一些，但同時公司將會失去市場占有，而利潤也會減少。到非用不可時，就成了在后追趕者而不是領先者，更沒有了任何競爭的優(yōu)勢。
